Dokumentenaustausch über SBIS
Der Dokumentenaustausch-Konnektor verbindet die Dokumente des Portals mit dem Betreiber für elektronischen Dokumentenaustausch (EDO) SBIS. So können Sie rechtsverbindliche Dokumente — Leistungsnachweise, Rechnungen, Verträge — mit Geschäftspartnern austauschen, ohne das Portal zu verlassen: Ausgehende Dokumente werden direkt aus der Dokumentenkarte vorbereitet, während Status und signierte Kopien zurück ins Portal übernommen werden.
Dies ist ein regionaler Konnektor für Russland: Er arbeitet mit dem Betreiber SBIS (auf der Karte können auch Marken anderer Betreiber auftauchen, die Anbindung ist jedoch auf SBIS konfiguriert).
Was für die Anbindung benötigt wird
Die Anbindung richtet ein Administrator im Integrations-Hub ein (Bereich CRM → Integrationen, Profil SBIS EDO). Benötigt werden:
- Austauschszenario — entweder nur ausgehende Entwürfe oder vollständiger beidseitiger Austausch;
- Zugang zu SBIS — Benutzername und Passwort des Betreiberkontos;
- Organisation und juristische Personen, in deren Namen das Portal den Austausch führt;
- Adresse des SBIS-Betreiberportals und die Umgebung (Produktiv- oder Testumgebung).
Starten Sie nach dem Speichern die Verbindungsprüfung. Versand und Signatur selbst verbleiben im SBIS-Betreiberportal — das Portal bereitet Entwürfe vor und verfolgt deren Status.
Ausgehende Dokumente
Ein ausgehendes Dokument wird direkt aus der Dokumentenkarte vorbereitet: Das Portal erstellt einen Entwurf in SBIS mit einer Vorschau (um zu prüfen, was versendet wird), verfolgt den Signaturstatus, ermöglicht das Öffnen des SBIS-Betreiberportals und den Import des Ergebnisses — Original, signierte Kopie oder beide Dateien.
So bleibt das Dokument steuerbar: Es ist im Portal mit Status und Verknüpfungen sichtbar und nicht nur im separaten Betreiberportal.
Eingehende Dokumente
Eingehende Dokumente aus SBIS werden einem Kunden zugeordnet: Der Auswahlschritt verknüpft das Dokument mit der passenden juristischen Person im CRM. Nicht zugeordnete Eingänge sammeln sich in einer eigenen Warteschlange, in der ein Mitarbeiter jeden einzelnen bearbeiten kann: mit einem Kunden verknüpfen, neu zuordnen, einen Datensatz anlegen oder zurückstellen.
So wird der eingehende Dokumentenfluss nicht zu einem unsortierten Ordner — jedes Dokument erhält einen Kunden und seinen Platz im Arbeitsablauf.
Wer das einrichtet
Dies ist eine Administrator-Einstellung. Der Zugriff auf die Dokumente selbst und den Austausch hängt von den Berechtigungen für Dokumente und die zugehörigen Kundenkarten ab. Zeigen Sie auf Screenshots niemals Benutzername und Passwort von SBIS, die Adresse des Betreiberportals oder die Daten echter Geschäftspartner und leiten Sie diese nicht weiter.
Austauschstatus
| Status | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Entwurf | Das Dokument wurde im Portal vorbereitet, aber noch nicht an SBIS gesendet | Vor dem Versand die Vorschau prüfen |
| Gesendet | Der Entwurf wurde an das SBIS-Betreiberportal übermittelt | Auf die Reaktion des Geschäftspartners warten |
| In Signatur | Das Dokument wurde gesendet und wartet in SBIS auf die Aktion des Geschäftspartners | Kein Duplikat anlegen — auf das Ergebnis warten |
| Signiert | Eine signierte Kopie wurde empfangen | Die Kopie in die Dokumentkarte importieren |
| Abgelehnt | Der Geschäftspartner hat das Dokument abgelehnt | Den Grund im Betreiberportal klären und eine neue Version vorbereiten |
| Austauschfehler | Verbindungsstörung oder Ablehnung durch den Betreiber | Umgebung und Verbindungsdaten prüfen, Versand wiederholen |
Wenn der Austausch nicht funktioniert
- Verbindungsfehler direkt nach dem Speichern der Einstellungen — meist wurden Test- und Produktivumgebung vertauscht oder Benutzername/Passwort des Betreiberkontos sind falsch; prüfen Sie das Verbindungsprofil im Integrations-Hub.
- Ein Dokument bleibt lange im Status «Gesendet» — das ist die Wartezeit auf die Aktion des Geschäftspartners in SBIS, kein Fehler des Portals; fragen Sie direkt im Betreiberportal nach.
- Ein eingehendes Dokument findet keinen Kunden — die juristische Person des Geschäftspartners stimmt nicht mit der Karte im CRM überein; bearbeiten Sie das Dokument in der Warteschlange der Eingänge und ordnen Sie es manuell zu.
- Der Status im Portal stimmt nicht mit dem SBIS-Betreiberportal überein — aktualisieren Sie die Dokumentkarte; der Status wird mit einer Synchronisierungsverzögerung übernommen, nicht in Echtzeit.
Bewährte Vorgehensweisen
- Prüfen Sie vor dem ersten Austausch die Organisation, die juristischen Personen und die Umgebung (Test- oder Produktivumgebung).
- Bereiten Sie ausgehende Dokumente aus der Dokumentenkarte vor und nicht manuell im Betreiberportal — so bleiben Verknüpfung und Status im Portal erhalten.
- Bearbeiten Sie die Warteschlange der Eingänge regelmäßig, damit keine Dokumente ohne Kunden liegen bleiben.
Häufige Fehler
- Test- und Produktivumgebung bei der ersten Einrichtung verwechseln.
- Nur im Betreiberportal signieren und versenden und dabei vergessen, den Status im Portal zu aktualisieren.
- Eingänge ohne Geschäftspartner-Auswahl lassen — das Dokument geht außerhalb des Kundenkontexts verloren.
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